10 успешни стъпки при управление на работния поток

931

Къси тиражи, бързи поръчки, налични консумативи в печатницата – работният поток трябва да се управлява добре. Как?

Нуждите и приоритетите на клиентите, използващи печатни услуги непрекъснато се променят и развиват. Все повече се търсят не само икономически ефективни решения, но също така удобство и гъвкавост при обслужването.

Тиражите стават все по-кратки, а времето за изпълнение все по-малко. Ето защо е необходимо печатниците да стават все по-гъвкави като едновременно отговарят не променените изисквания на своите клиенти и в същото време поддържат оптимални нива на материали и консумативи за производство.

Клиентите имат богат набор от възможности за избор на изпълнител, но също така разполагат и с все по-лесен начин да откриват нови и да установяват взаимоотношения с тях. В резултат на това конкуренцията нараства и това води до необходимостта печатниците да се различават една от друга – дали чрез осигуряване на услуга, която не се предлага от друг или чрез предлагане на все по-конкурентни цени. Променливите са много и в същото време непостоянни. Поради това се изисква постоянно напасване към пазара и съответно внасяне на промени в работния процес. Днес предлагаме 10 успешни стъпки за оптимизация на работния процес, които биха гарантирали по-добри резултати при продажбите на печат и реклама.

1. Направете етапа на поръчка максимално опростен

Помислете върху това колко пъти е нужно да се взаимодейства с клиента (или той с вас), още преди да бъде направена поръчка. Всичко започва със запитване за оферта, което често е последвано от искане за допълнителна информация от страна на печатницата към клиента. Следва оферта, на която клиента задава уточняващи въпроси, докато се стигне до евентуално приемане на офертата. Оттам се пристъпва към изпращане на файлове, тяхната проверка, кореспонденция за корекции, изпращане на финални проби за одобрение и след самото одобрение се пристъпва към печат. Това може да отнеме от 1 ден до няколко седмици и същевременно, освен забавяне води и до големи разходи.
Решението е в използване на web-to-print или друга платформа за електронно пазаруване, което позволява да качите максимален брой специфични продукти. По този начин клиентите ще могат да разгледат мостри, да се запознаят с параметрите и най-вече да добият приблизителна представа за цените, които се предлагат. В крайна сметка след няколко стъпки ще имате поръчка ако не в готовност за печат, то поне в един по-напреднал етап. По-важното е, че това решение е в ръцете на клиентите денонощно, без почивен ден. А, от опит знаем, че има доста хора, които обичат да пазаруват около полунощ.

2. Правете оценка на разходите в процеса на производство

Необходимо е внимателно да проследите целия процес и да го разбиете на множество малки елементи. От ръчното изчисляване на оферти, през въвеждането на заявките, генериране и изпращане на файлове за одобрение, предпечатните задачи, самото производство, проследяване на доставките и въвеждането на продажбите в счетоводната система. Колко задачи ще свършите на ден по този начин и колко служители трябва да имате, за да работите без проблеми? Сега оценете този разход за труд чрез часовата ставка на всеки служител и ще видите целия разход, който определено може да претърпи известни икономии. Самите те могат да бъдат направени чрез рационализиране на работния процес и автоматизиране на част от процесите. Разбира се всичко зависи от това дали инвестицията в подобен софтуер си заслужава и дали разходите за нея няма да бъдат по-големи.

3. Премахнете ненужното повторно въвеждане на една и съща информация

Колко пъти въвеждате една и съща информация за дадена поръчка? След като получите поръчка най-вероятно въвеждате данните в една система. После обаче се налага да я въведете отново в картата за поръчка, която да бъде подадена в производствената база. Още веднъж при генериране на данните за доставка и накрая в системата за фактуриране. Истината е, че тази информация следва да се въвежда веднъж. В идеалния случай, ако използвате различни системи то поне трябва да има възможност за обмен между различните решения. Тук отново става въпрос за загуба на време и средства.

4. Автоматизирайте производствения процес

Колко пъти персоналът се налага да работи по дадена поръчка? Създаване и преразглеждане на оферти, обработка на поръчки, създаване на проби, графици, монтажи, довършителни обработки, етикети за доставки, изпращане на информация до счетоводство и още, и още. Всяка стъпка, която отнема време струва пари. Загуби, които рядко се оценяват и осъзнават. Автоматизацията освобождава персонала от повтарящите се операции и ги ангажира с наистина важните задачи. Истината е, че голяма част от изброените по-горе стъпки могат да бъдат автоматизирани по един или друг начин. Освен всичко ще се намалят и възможностите от грешки, като същевременно ще се намали времето за изработка и ще се увеличи възможността за поемане на поръчки.

5. Създайте стандартизиран работен процес

Има голям набор от възможности дадена поръчка да постъпи при вас. Клиентите могат да дойдат на място, да се обадят по телефон или да използват електронен път, или нещо друго. Независимо от избора на клиента вие трябва да инвестирате в система, позволяваща приемането на поръчки от всеки източник и обработването им чрез единна система.

6. Мислете от край до края

Сложността на работния процес в бранша доведе до използването на множество софтуерни решения в различни печатници. Това взимане на решения „на парче“ от своя страна води до големи разходи. Още по-голям проблем се създава от факта, че различните решения не могат да работят помежду си. Ако пък се опитате да сглобите парчетата от пъзела, то тогава идват допълнителните разходи, които трябва да направите, за да бъде намерено решение от доставчиците и всичко да заработи що годе нормално. Именно поради това е необходимо преди подобна инвестиция да потърсите такова единствено решение, което ще покрива всички необходими изисквания на работния ви процес от заявката до доставката.

7. Създайте прозрачност

Компаниите, способни да създават отношения с клиентите, даващи на последните по-голям контрол над процеса на поръчка са тези, които печелят по-голям пазарен дял. Прозрачността, за която става въпрос е не само външна, но и вътрешна. Колкото повече информация имат на разположение клиентите относно техните настоящи и предишни поръчки, толкова по-свързани са те с печатниците.

Повечето клиенти дават тежест на качеството на крайния продукт. Истината е, че пътят до получаването му също играят важна роля в удовлетвореността на клиентите и насърчаването към лоялност. Инструменти, даващи достъп до управление на клиентски профил с данни за история на поръчките са в голяма помощ за изграждане на подобна лоялност. Подобна система може да генерира и изпраща автоматични имейли като данни за номер на пратката, което е полезно за клиентите и освобождава от натоварване персонала в търсене и даване на подобна информация.

8. Запознайте екипа с целите

Софтуерът е само инструмент, който се отплаща ако с него се работи правилно. Може да инвестирате в най-добрата система за управление или автоматизация, но ако екипът не е подготвен за тази промяна, то резултатът ще е е още по-лош. Необходимо е да ги преведете през процеса и да им обясните целите и задачите, които си поставяте с тази промяна. Бихте могли дори да назначите ръководител на проекта, който да поведе хората към промяна. Необходимо е поставянето на ясни задачи и срокове, така че всеки взимащ участие в процеса да е добре запознат с тях. И за финал не очаквайте всичко да премине без проблем. Такива ще има със сигурност.

9. Използвайте всички налични данни

Едно от предимствата на системите за управление на печат е, че те дават ценна информация в реално време, която позволява анализиране на работния процес и неговото последващо оптимизиране. Решението трябва да позволява създаването на отчети в различни области (например: продажби, складови запаси, производителност, история на поръчките, продажби, доставки и още много). При остойностяването на поръчките е необходимо да имате възможност за сравнение между първоначалната калкулация и реалния разход. По този начин ще може да анализирате различните области на производство и тяхната оптимизация.

10. Обмислете внедряването на облачни или SaaS услуги

Традиционно покупката на софтуер за управление на бизнеса е свързан с голямо авансово плащане или такова в момента на придобиване. Към това трябва да добавите и такса за годишен абонамент или доплащане за новите версии. Еволюцията на облачните и SaaS услугите правят подобни решения много по-достъпни. С тях дължимите суми са много по-прогнозируеми, но до някаква степен софтуерът и данните не са при вас, което често се оказва проблем. Този тип услуги предлагат и постоянно обновление, с което се гарантира, че разполагате с най-новите възможности. При тях също така не е необходимо закупуването на скъпи конфигурации и наемане на ИТ специалисти. При разширяване на бизнеса единственото необходимо е разширяване на закупения пакет. Самото заплащане много често се предлага на месечна база, без сключване на дългосрочен договор. При промяна в качеството на услугата винаги може да смените доставчика, което не е така, когато закупувате софтуер за няколко хиляди евро.

За финал може да обобщим, че късите тиражи и време за изработка, в комбинация с увеличаващия се като брой поръчки оказват все по-голям натиск върху печатниците и работните потоци. Рационализирането на работните потоци е особено важна задача в днешно време, защото по този начин се отговаря ефективно на изискванията, разходите се поддържат на ниски нива, намалява се необходимостта от човешка намеса. Най-успешните компании са тези, които осъзнават факта, че бизнес средата се променя постоянно. Софтуерите ще предлагат решения на все по-сложни задачи, а облачните услуги ще стават все по-надеждни и достъпни, затова днес е идеалното време за преоценка на работния процес. Днес има все повече софтуерни решения, насочени към печатниците. Софтуерът обаче не е панацея. Всичко започва с желанието за промяна, по който управлявате бизнеса си, както и преоценка на целия път от запитването до доставката. След това идва и ангажираността на целия екип. Софтуерът сам по себе си не може да направи революция в бизнеса ви, но едно добро решение в комбинация с добре мотивиран екип е рецептата за успех.

По материали от: www.presswise.com

СПОДЕЛИ
Антон Даскалов
Практик с над 10 годишен опит в сферата на офестовия печат и номерацията. Въвежда дигиталния печат в портфолиото на Оптимал принт и е отоговорен за развитието на продуктите и услугите, свързани с него.